意見まとめ表(ワード)とガントチャート(エクセル)

ここでは、私が普段よく使っている二つの便利なマネジメントツールを紹介します。

1. 意見まとめ表(ワード)

一つの大きい報告書や文書を作成する時には、さまざまな(外部の)人から意見(コメント)をもらいます。その文書を発展させていく際、この意見まとめ表 (正確にはCommenting Formと言う名前)は非常に役立ちます。作り方は簡単です (上記は例):

1. ワードを開く。
2. 表を作る(あとで足せるので、最初はどんな形態でもよい)。
3. 列に載せたい指標を作る(例えば、意見を出した人の名前、意見の場所、種類、内容、そしてその意見に対してどのように対応するかなど)。
4. 番号を入れて完成。

あとはいろんな意見がワードに記載された際に、この表に移すことで、どのようなアプローチをして意見をまとめ、文書をさらに発展させていけば良いかが的確にわかります。

2. ガントチャート(エクセル)

正直この計画表さえあれば、全部一括でまとめられます。私は多分、あと10年はこの計画表を使い続けるでしょう(他にもっといいのが見つからなければ)。その名も「ガントチャート」。

この「ガントチャート」は、もともとプロジェクト管理や工程管理に使われる、タスクのスケジュールと進捗を視覚的に表す棒グラフです。ですが、これをより細分化して自分用にアレンジし、独自の仕事予定表として使うことが可能です。そしてそれを使うことによって、様々なタスクを束ねるマネジメント力が格段に上がります。

残念ながらここにテンプレートを張ることはできませんが、以下に手順を書いておきます(上の図は一例です):

1. エクセルを開く。
2. 横軸に月、週、日をそれぞれ異なる列に置く。その後、各月(1から12)、各週(1から52週)、各日(1から28、29、30または31)を入れていく。仕事で使う際には土日は休みなので、入れなくて良い。
3. 縦軸にタスクA、B、C、D…を置く。
4. いつどのタスクをどういうふうにするかを、その日のセルに記入し赤色にしておく。そのセル内の仕事が終わったら色を薄い色にして、完了できたことを可視化する。
5. 行と列の固定化も忘れずに。

これで完了です。あとは毎朝仕事を始める時に確認し、仕事の最中にも時々確認しておけば、常に全ての予定を一括で確認することができます。MicrosoftのOutlookよりもこの方が複数のプロジェクト進める人にとっては、より適しています。

私がこの計画表に出会ったのは、インターン中に同じチームの人が、似たような表を共有して会議していたことでした。意外なことに(でもないですが)、ほぼ全ての人がこのような一括表を使わずに、ただやみくもに予定や優先事項をただのリストにまとめている人が多いです。

計画は可視化し、いつ何をするかを見えるかすることが非常に大事です。覚えておきましょう。